COWI Field Notes: rozliczenia i komunikacja w terenie

Kontekst biznesowy

COWI to globalna firma doradcza realizująca równolegle tysiące projektów, z dużą liczbą pracowników działających w terenie. Skala operacji oraz rozproszenie geograficzne wymagały narzędzia, które w prosty sposób usprawni zbieranie i raportowanie wydatków delegacyjnych oraz bieżącą komunikację wewnętrzną.

W 2018 roku celem współpracy było zaprezentowanie możliwości zbudowania intuicyjnej aplikacji, która odciąży zespoły terenowe, przyspieszy rozliczenia i zapewni spójny dostęp do informacji firmowych. Kluczowe było połączenie funkcji finansowych i operacyjnych w jednym, przyjaznym rozwiązaniu mobilnym.

Wyzwanie

Największym wyzwaniem było zaprojektowanie aplikacji, która jednocześnie umożliwia precyzyjne gromadzenie danych o wydatkach służbowych, sprawne zarządzanie salami spotkań w poszczególnych lokalizacjach oraz dostarczanie aktualności firmowych w czasie rzeczywistym z wewnętrznego intranetu.

Rozwiązanie musiało być wygodne dla użytkowników w terenie, minimalizować błędy, wspierać szybkie wdrożenie na dużą skalę i integrować się z istniejącą infrastrukturą informacyjną (w tym SharePoint), zachowując wysoką użyteczność i niezawodność.

Rozwiązanie

Zespół Leaware stworzył aplikację mobilną COWI Field Notes — łatwą w instalacji i obsłudze, z interfejsem zaprojektowanym pod kątem codziennej pracy w terenie. Aplikacja umożliwia szybkie rejestrowanie kosztów podróży, skanowanie i przesyłanie paragonów bezpośrednio do portalu firmowego oraz automatyczne generowanie dziennych raportów wydatków, dzięki czemu organizacja ma stałą widoczność kosztów.

W jednym narzędziu połączono także zarządzanie salami spotkań w poszczególnych lokalizacjach oraz dostęp do aktualności z intranetu (SharePoint), wraz z powiadomieniami o nowych publikacjach. To zapewnia pracownikom spójny, aktualny kontekst niezależnie od miejsca pracy.

Po publikacji aplikacja została usprawniona poprzez modyfikacje i poprawki kodu eliminujące błędy oraz odświeżony układ interfejsu. Zwiększyło to stabilność działania i użyteczność rozwiązania, przekładając się na płynniejszy proces raportowania.