Smart Voicemail dla prawników: zero nieodebranych

Kontekst biznesowy

Belgijska firma prawnicza postawiła sobie za cel podniesienie jakości obsługi klienta poprzez lepsze zarządzanie połączeniami telefonicznymi. W branży, gdzie szybkość reakcji i uważna komunikacja budują zaufanie, każdy nieodebrany telefon może oznaczać utracone zlecenie lub niezadowolenie klienta.

Rosnąca konkurencja na rynku usług prawnych sprawia, że kancelarie szukają przewag w obszarze dostępności i responsywności. Prawnicy często przebywają w sądzie lub na spotkaniach, a także potrzebują czasu na nieprzerwaną pracę — w konsekwencji cenne połączenia trafiają na pocztę głosową i znikają z radaru.

Celem projektu było wdrożenie rozwiązania, które zagwarantuje, że żaden telefon nie pozostanie bez odpowiedzi, a jednocześnie podniesie satysfakcję klientów poprzez szybkie i wygodne kanały kontaktu.

Wyzwanie

Kluczowym wyzwaniem było zaprojektowanie systemu, który wykracza poza tradycyjne nagrywanie wiadomości — aktywnie inicjuje dalszą konwersację z dzwoniącym, rozumie kontekst sprawy i pomaga prawnikom nadać właściwe priorytety oddzwonieniom.

System musiał automatycznie klasyfikować intencję połączenia, porządkować zadania do reakcji oraz wspierać szybkie przekazywanie spraw pilnych. Ważnym wymaganiem była integracja z popularnymi platformami komunikacyjnymi, w szczególności WhatsApp, oraz zapewnienie bezproblemowej pracy na urządzeniach iOS, Android i Windows Phone, bez obciążania codziennego workflow prawników.

Rozwiązanie

Wykorzystując C# .Net i Flutter, zespół opracował aplikację Smart Voicemail for Lawyers. Rozwiązanie zmienia klasyczną pocztę głosową w aktywnego asystenta: po nieodebranym połączeniu automatycznie rozpoczyna rozmowę z klientem przez WhatsApp, pytając o cel kontaktu i pilność sprawy.

Wiadomości głosowe są transkrybowane do tekstu, co pozwala prawnikom błyskawicznie je przeglądać i filtrować. Centralna lista To-React porządkuje zadania oddzwonienia, a wbudowane mechanizmy priorytetyzacji wynoszą sprawy najważniejsze na górę kolejki, zapewniając terminowe reakcje.

Aplikacja działa w ekosystemach iOS, Android oraz Windows Phone, zapewniając spójne doświadczenie niezależnie od urządzenia. Dzięki temu prawnicy mogą skupić się na pracy merytorycznej i życiu prywatnym, jednocześnie utrzymując wysoki poziom responsywności i poczucie zaopiekowania po stronie klientów.